مديريت شغل چيست؟ راهنماي مبتدي براي فرآيند و فناوري
به‌عنوان يك كسب‌وكار جديد، ارائه شغلي كه در دست داريد، اغلب اولويت شماره يك شماست و فكر كردن به بهينه‌سازي فرآيند معمولاً مشكل را حل ميكند.
صفحه‌گسترده‌ها، ايميل‌ها و راه‌حل‌هاي موقت ديگر به شما امكان ميدهند كار را انجام دهيد و به مرحله بعدي برويد.
با اين حال، زماني كه كسب و كار شما شروع به رشد و افزايش پيچيدگي مي كند، ناگزير با چالش هايي مواجه خواهيد شد كه مانع از دستيابي كسب و كار شما به پتانسيل كامل مي شود. ورود دستي داده ها و جابجايي اطلاعات بين سيستم هاي متعدد منجر به اتلاف زمان، خطاهاي مكرر و عدم مشاهده عمليات شما مي شود.
در اين پست وبلاگ، مفهوم مديريت شغل را معرفي مي كنيم، چارچوبي براي اينكه چگونه كسب و كار شما مي تواند چرخه شغلي شما را به طور كلي ببيند، و شروع به معرفي فرآيندها و فناوري هاي مفيد مي كنيم. بعلاوه، ما انواع مختلف نرم افزارهاي مديريت شغل را بيان مي كنيم تا بتوانيد راه حل هاي مناسب خود را كشف كنيد.
مديريت شغل چيست؟
مديريت شغل يك رويكرد سيستماتيك براي اجراي كليه فعاليتها در چرخه شغل و استفاده از بينش (هاي) بدست آمده از مشاغل براي بهبود مستمر عمليات تجاري است.
بياييد آن را تجزيه كنيم:
رويكرد سيستماتيك: مديريت شغل شامل كاربرد عمدي سيستم‌ها، فرآيندها و فناوري در نحوه اجراي مشاغل است تا بتوانيد داده‌هاي شغلي را جمع‌آوري كرده و گردش كار خود را در طول زمان بهينه كنيد.
انجام فعاليت‌هاي چرخه شغلي: مديريت شغل شامل بهينه‌سازي نحوه تكميل هر مرحله از چرخه شغلي توسط سازمان شما است تا كار كارآمد و دقيق ارائه شود.
بهبود مستمر عمليات تجاري: مديريت شغل شامل استفاده مداوم از داده ها براي انتخاب، اولويت بندي و بهبود مشاغل براي به حداكثر رساندن موفقيت و سود سازماني است.
چه نوع مشاغلي نياز به مديريت شغلي دارند؟
مديريت شغل براي هر كسب و كاري كه كار را تكميل مي كند اعمال مي شود. در اين زمينه، يك شغل قطعه‌اي از كار است (اغلب كاري است كه پرداخت مي‌شود و براي مشتري) با محصولات تحويلي مشخص و تاريخ شروع و پايان مشخص.
برخي از رايج ترين انواع مشاغل كه مديريت شغلي را براي ارائه خدمات اعمال مي كنند عبارتند از:
شركت هاي معماري
آژانس هاي خلاق و طراحي
مشاوران
خدمات ساخت و توسعه
شركت هاي مهندسي
خدمات آي تي
شركت هاي حسابداري و حسابداري
اين ليست مطمئناً جامع نيست - چندين صنعت و تجارت مرتبط ديگر (به عنوان مثال، محوطه سازي، نقاشي، برنامه ريزان عروسي) وجود دارند كه مي توانند از مديريت شغل براي سازماندهي نحوه كار خود استفاده كنند.
مراحل چرخه مديريت شغل
چرخه شغلي شما شامل تمام فعاليت هايي است كه براي مديريت مشاغل انجام مي دهيد. مديريت شغل مستلزم آن است كه كسب و كارها به چرخه شغلي به عنوان يك سيستم منسجم فكر كنند، نه مجموعه اي از وظايف مجزا، با هدف افزايش كارايي بين مراحل.
با توجه به اينكه هر كسب و كار منحصر به فرد است ، چرخه شغل هر كس كمي متفاوت خواهد بود (برخي از مشاغل ممكن است بيشتر برآورد كنند ، در حالي كه برخي ديگر فقط از نقل قول هاي قيمت استفاده مي كنند). به‌علاوه، اگر كسب‌وكار جديدتري هستيد، ممكن است بخش‌هايي از چرخه شغلي وجود داشته باشد كه هنوز بايد آنها را اجرا كنيد - مانند رديابي زمان كارمند يا گزارش عملكرد. با اين حال، اكثر مشاغل خدمات حرفه اي مجموعه استانداردي از فعاليت ها را براي مديريت مشاغل تكميل مي كنند.
مديريت شغل چيست؟ چرخه كار براي مشاغل خدماتي
توجه به اين نكته مهم است كه اين مراحل نيازي به انجام متوالي ندارند و بسياري از آنها مي توانند همزمان در جريان باشند. علاوه بر اين، داده‌هاي جمع‌آوري‌شده در يك مرحله اغلب براي انجام فعاليت ديگري در چرخه (مثلاً مديريت جدول زماني و مديريت كار در حال انجام) ضروري است.
تعريف چرخه مديريت شغل كسب و كار شما
همانطور كه گفته شد، چرخه مديريت شغلي هر كسب و كاري متفاوت است. وقت گذاشتن براي تعريف چرخه مديريت شغلي شما براي درك فعاليت هايي كه ممكن است به طور ناكارآمد اتفاق بيفتند مفيد خواهد بود (و بنابراين از فرآيندهاي متفكرانه و/يا فناوري مناسب براي مديريت بهتر بهره مي برد).
در زير ، ما ده مرحله اصلي چرخه شغل معمولي و ملاحظاتي را كه با هر مرحله همراه است ، بيان كرده ايم. از اين موارد به عنوان نقطه شروع براي تعريف چرخه مديريت شغل خود استفاده كنيد:
رهبري و مديريت ارتباط با مشتري: تيم شما چگونه فعاليت هاي مرتبط با سرنخ ها را دنبال مي كند؟ چگونه داده‌هاي سرنخ را از وب‌سايت خود دريافت مي‌كنيد و از آن داده‌ها براي ايجاد مظنه يا تخمين استفاده مي‌كنيد؟ چگونه كسب و كار شما تمام مخاطبين پايگاه داده شما را مديريت مي كند؟
نقل قول، برآورد و مديريت بودجه: چگونه يك پيشنهاد يا برآورد پذيرفته شده را به يك شغل فعال تبديل مي كنيد؟ چگونه اندازه مي‌گيريد كه آيا بودجه را دنبال مي‌كنيد تا قيمت پيشنهادي يا تخميني خود را برآورده كنيد؟
مديريت وظايف: چگونه وظايف را به كارمندان اختصاص مي دهيد؟ كارمندان شما چگونه مي دانند كه چه وظايفي به آنها محول شده است و چه مقدار زمان بايد به هر شغل اختصاص داده شود؟ تيم شما چگونه كارهاي آينده، در حال انجام، در حال تعليق يا لغو شده را مديريت مي كند؟
برنامه ريزي و مديريت ظرفيت: چگونه وظايف را براي كاركنان برنامه ريزي مي كنيد تا نرخ بهره برداري بهينه را حفظ كنيد؟ از كجا مي دانيآيا تيم شما ظرفيتي براي انجام پروژه هاي آينده دارد؟
مديريت برگه زماني: چگونه زمان كارمند را رديابي مي كنيد و آن را به شغل صحيح اختصاص مي دهيد؟ چگونه از داده هاي جدول زماني كاركنان براي درك نرخ بهره وري استفاده مي كنيد؟
مديريت ايميل و اسناد: تيم شما چگونه اسناد را مديريت مي كند و همه اطلاعات مربوط به مشتري يا شغل را به اشتراك مي گذارد؟
خريد و مديريت هزينه: چگونه هزينه‌ها را به شغل و هزينه به مشتري، در صورت لزوم، رديابي و تخصيص مي‌دهيد؟ چگونه سفارشات خريد و همگام سازي صورتحساب ها را با سيستم حسابداري خود پيگيري مي كنيد؟
مديريت كار در حال انجام (WIP): چگونه اطمينان حاصل مي كنيد كه تمام مشاغل فعلي شما فاكتور مي شوند؟ چگونه مشكلات را قبل از اتمام كار شناسايي و برطرف مي كنيد؟
مديريت فاكتور، پرداخت و تطبيق: چگونه پرداخت را از مشتريان صورتحساب و دريافت مي‌كنيد؟ چگونه داده هاي مالي را با سيستم حسابداري خود همگام مي كنيد؟
گزارش دهي: چگونه در مورد مشاغل گزارش مي دهيد و بينشي از سودآورترين و كم سودترين مشتريان خود بدست مي آوريد؟ چگونه بهره وري كاركنان را اندازه گيري مي كنيد؟ چگونه متوجه مي شويد كه مشاغل شما با بودجه كار مي كنند؟
بدون ابزار مناسب، مديريت چرخه شغلي شما ممكن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما با نرم افزار مديريت شغل، كار بسيار آسان تر مي شود.
نرم افزار مديريت شغل چيست؟
نرم افزار مديريت شغل به مجموعه اي از پلتفرم ها و راه حل هاي موجود اشاره مي كند كه به منظور ارائه ابزارهايي براي مشاغل براي مديريت چند يا همه مراحل چرخه شغلي آنها طراحي شده است (همانطور كه در بالا توضيح داده شد).
مزاياي كليدي نرم افزار مديريت شغل مبتني بر ابر
نرم‌افزار مديريت شغل به طور فزاينده‌اي در حال تبديل شدن به بخش اصلي پشته فناوري كسب‌وكار خدمات حرفه‌اي است – برخي از مزاياي متعدد آن عبارتند از:
سيستم هاي ساده و افزايش كارايي فرآيند
ضبط دقيق و در زمان واقعي داده ها
جريان يكپارچه داده ها در كل چرخه كار
بينش تجاري انتقادي در مورد تمام جنبه هاي شغل شما
همكاري آسان بين اعضاي تيم
انواع نرم افزارهاي مديريت مشاغل
انواع مختلفي از نرم افزارهاي مديريت شغل وجود دارد و راه حلي كه انتخاب مي كنيد بستگي به نيازها و بودجه منحصر به فرد تيم شما دارد. تعريف چرخه شغلي به شما كمك مي كند تا درك بهتري از نيازهاي كسب و كار و الزامات مديريت شغل خود داشته باشيد.
با توجه به چشم انداز گسترده (و بالقوه گيج كننده) برنامه، ما پركاربردترين راه حل هاي مديريت شغل را بررسي كرده ايم و پنج دسته اصلي را ايجاد كرده ايم كه به شما در درك گزينه هاي خود و شناسايي نوع راه حل مناسب براي شما كمك مي كند:
برخي از راه حل هاي حسابداري (مانند Xero) داراي راه حل هاي اساسي مديريت شغل هستند كه مستقيماً در برنامه قرار داده شده اند. اين راه حل ها راه خوبي براي شروع مشاغل كوچك است (معمولاً براي پنج كارمند يا كمتر مناسب است) ، اما با پيشرفت كسب و كار شما ، عملكرد محدودي را ارائه مي دهند.
متخصصان گردش كار: راه حل هاي اين دسته بر نوع خاصي از گردش كار متمركز هستند كه سازگاري با روش هاي ديگر كار دشوار است و بنابراين براي طيف محدودي از انواع مشاغل مناسب هستند. به عنوان مثال، تكنسين هاي خدمات ميداني براي اجراي تجارت خود به فناوري خاصي مانند رديابي جغرافيايي، صورتحساب و پرداخت در محل و گرفتن امضاي الكترونيكي نياز دارند.
متخصصان كاركرد: اين راه حل ها بر يك يا چند مرحله از چرخه مديريت شغل (به عنوان مثال، نقل قول، مديريت كار، يا رديابي زمان) تمركز مي كنند. در حالي كه آنها عملكردهاي عالي را در منطقه خود ارائه مي دهند، كسب و كارها بايد چندين محصول را تركيب كنند تا تمام فعاليت هاي چرخه شغلي را پوشش دهند.
متخصصان صنعت: برخي از راه حل هاي مديريت شغل براي رفع نيازهاي يك صنعت خاص طراحي شده اند. اين راه‌حل‌ها معمولاً كل چرخه شغلي را پوشش ميدهند و ويژگي‌هاي اضافي خاص صنعت را ارائه ميدهند (مانند جستجوي تضاد منافع مشتري براي شيوه‌هاي قانوني). به دليل قيمت بالاتر، راه حل هاي خاص صنعت اغلب توسط مشاغل بزرگ و بالغ با نيازهاي بسيار خاص مورد توجه قرار مي گيرند.
سيستم هاي مديريت شغلي عمومي: راه حل هاي مديريت مشاغل به صورت انتهايي براي كل چرخه شغلي كاركردي را ارائه مي دهند و انعطاف پذير بوده و با انواع مشاغل متناسب است. راه حل هاي اين دسته از نظر عملكرد ويژگي و قيمت متفاوت هستند - ترفند انتخاب راه حلي است كه تعادل مناسبي بين نيازها و بودجه برقرار مي كند.
منبع